کوچینگ چند نفر میتواند هیجان انگیز باشد، اما همچنین میتواند چالش برانگیز هم باشد. شما می‌خواهید بهترین پشتیبانی، بازخورد و راهنمایی را به هر مراجع ارائه دهید، اما زمان و انرژی محدودی نیز دارید. چگونه می‌توانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید و از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید، در حالی که همچنان کوچینگ با کیفیت بالا ارائه می‌دهید؟ در اینجا چند نکته برای کمک به شما وجود دارد.
ارزیابی ظرفیت خود
قبل از اینکه مراجعین بیشتری را انتخاب کنید، باید ظرفیت فعلی و میزان در دسترس بودن خود را ارزیابی کنید. چند ساعت در هفته می‌توانید به طور واقع بینانه به کوچینگ اختصاص دهید، بدون اینکه دیگر تعهدات و مسئولیت‌های خود را به خطر بیندازید؟ بدون اینکه کیفیت و عمق جلسات کوچینگ خود را به خطر بیندازید، می توانید همزمان چند مراجع را اداره کنید؟ با خودتان صادق باشید و حد و مرزها و انتظارات را مشخص کنید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند تقویم، اپلیکیشن های برنامه ریزی یا برنامه‌ها برای کمک به برنامه‌ریزی و پیگیری فعالیت‌های کوچینگ خود استفاده کنید.
اولویت بندی مراجعین
همه مراجعین یکسان نیستند. برخی ممکن است بسته به اهداف، چالش ها و پیشرفت‌شان نسبت به دیگران به توجه، راهنمایی یا حمایت بیشتری نیاز داشته باشند. برخی ممکن است نسبت به دیگران پاسخگوتر، با انگیزه تر یا فعال‌تر باشند و به پیگیری یا یادآوری کمتری نیاز داشته باشند. برای مدیریت موثر زمان خود، باید مراجعین خود را بر اساس نیازها و انتظاراتشان اولویت بندی کنید. می توانید از یک ماتریس ساده برای رتبه بندی مراجعین خود بر اساس دو معیار استفاده کنید: فوریت و اهمیت. فوریت به این موضوع اشاره دارد که اهداف کوچینگ آنها چقدر حساس به زمان است، در حالی که اهمیت به میزان تأثیرگذاری نتایج کوچینگ آنها اشاره دارد. بر اساس این ماتریس، شما می‌توانید زمان و انرژی بیشتری را به مراجعینی که هم فوری و مهم هستند و هم به کسانی که هیچکدام نیستند اختصاص دهید.
ساده نگه داشتن ارتباطات
ارتباط برای کوچینگ موثر ضروری است، اما همچنین میتواند زمان بر و طاقت فرسا باشد. ممکن است مجبور باشید با چندین کانال مانند ایمیل‌ها، تماس‌ها، پیامک‌ها یا پیام‌ها و چندین درخواست مانند سؤالات، بازخوردها، به روز رسانی‌ها یا مشکلات سر و کار داشته باشید. برای ساده کردن ارتباطات خود و صرفه جویی در زمان، باید قوانین و روال های واضح و ثابتی را ایجاد کنید. برای مثال، می‌توانید زمان‌ها و حالت‌های خاصی را برای برقراری ارتباط، مانند ایمیل‌های هفتگی یا تماس‌های دو هفته‌ای تنظیم کنید. همچنین می‌توانید الگوها یا اسکریپت‌هایی را برای پیام‌های رایج، مانند یادآوری، تأیید یا تأیید ایجاد کنید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند ربات‌های گفتگو، پاسخ‌دهندگان خودکار یا پرسش‌های متداول برای خودکارسازی یا ساده‌سازی برخی از وظایف ارتباطی استفاده کنید.
تفویض اختیار یا برون سپاری
گاهی اوقات، ممکن است خود را تحت تأثیر حجم کاری که برای کوچینگ چندین نفر انجام می‌دهید، غرق شوید. ممکن است مجبور باشید با کارهای اداری مانند صورتحساب، زمان‌بندی یا گزارش‌دهی یا کارهای تولید محتوا مانند طراحی، تحقیق یا نوشتن سر و کار داشته باشید. این وظایف می توانند زمان و انرژی زیادی را از شما بگیرند و فضای کمتری را برای کوچینگ واقعی در اختیار شما بگذارند. برای آزاد کردن بخشی از زمان و تمرکز بر شایستگی های اصلی خود، می توانید برخی از وظایف را به دیگران محول کنید یا برون سپاری کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک دستیار مجازی، یک حسابدار یا یک نویسنده محتوا استخدام کنید تا برخی از وظایف را برای شما انجام دهد. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند پلتفرم‌های آنلاین، نرم‌افزار یا برنامه‌ها برای خودکارسازی یا ساده‌سازی برخی از کارها استفاده کنید.
مرور و بازنگری فعالیت‌های کوچینگ
در نهایت، برای مدیریت موثر زمان و بهبود مهارت‌های کوچینگ، باید فعالیت‌های کوچینگ خود را به طور منظم مرور و بازنگری کنید. شما باید پیشرفت، رضایت و بازخورد مراجعین خود و همچنین عملکرد، نقاط قوت و ضعف خود را بررسی و اندازه گیری کنید. شما باید شناسایی کنید که چه چیزی موثر است و چه چیزی موثر نیست، با چه چالش‌ها و فرصت‌هایی روبرو هستید و چه تغییرات یا بهبودهایی می‌توانید ایجاد کنید. می‌توانید از ابزارهایی مانند نظرسنجی و آزمون‌ها برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها یا مجلات، گزارش‌ها یا نمونه کارها برای مستندسازی و نمایش کار خود استفاده کنید. همچنین می توانید از مراجعین، همسالان یا مراجعین خود برای تقویت یادگیری و پیشرفت خود بازخورد بگیرید.
