کوچینگ و منتورینگ روش‌‌های ارزشمندی برای حمایت از یادگیری و توسعه هستند، حال چه کارمند باشید چه دانشجو یا مراجع معمولی. با این حال، همه افراد این فرصت را ندارند که در جلسات طولانی و مکرر با منتور یا کوچ خود شرکت کنند. وقتی مراجع شما زمان محدودی دارد، چگونه می‌توانید جلسات کوچینگ و منتورینگ موثر ارائه دهید؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند از تعاملات با مراجعین خود بهترین استفاده را ببرید و به اهداف خود برسید.
شفاف سازی انتظارات
قبل از شروع هر رابطه کوچینگ یا منتورینگ، مهم است که انتظارات خود و مراجع خود را روشن سازید. اهداف، نتایج و شاخص‌های موفقیت برای مراجع شما چیست؟ آنها چقدر زمان می‌توانند اختصاص دهند؟ آنها چگونه ترجیح می دهند ارتباط برقرار کنند و بازخورد دریافت کنند؟ چگونه پیشرفت و رضایت آنها را اندازه گیری و نظارت خواهید کرد؟ با داشتن درک متقابل و روشن از این جنبه‌ها، می‌توانید از سوء تفاهم، ناامیدی و اتلاف وقت جلوگیری کنید.
تمرکز روی اولویت ها
زمانی که مراجعین شما زمان محدودی دارند، باید بر روی مهم‌ترین و فوری‌ترین مسائلی که با آن مواجه هستند تمرکز کنید. شما می‌توانید از ابزار ساده‌ای مانند ماتریس آیزنهاور استفاده کنید تا به آنها کمک کنید وظایف و اهداف خود را با توجه به تأثیر و فوریت آنها اولویت بندی کنند. سپس، می‌توانید به آنها کمک کنید تا اقداماتی را که بیشترین ارزش و نتایج را برای آنها به ارمغان می آورد، برنامه ریزی و اجرا کنند. همچنین می‌توانید از اصل پارتو برای شناسایی 20 درصد فعالیت‌هایی که 80 درصد نتایج را ایجاد می‌کنند، استفاده کنید.
استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های آنلاین
فناوری می‌تواند برای جلسات کوچینگ و منتورینگ در زمانی که مراجع تایم کمی دارد مناسب باشد. می‌توانید از ابزارها و پلتفرم‌های آنلاین برای تسهیل ارتباطات، همکاری و یادگیری خود استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید از برنامه‌های کنفرانس ویدیویی مانند Zoom یا Skype برای برگزاری جلسات آنلاین، برنامه‌های چت مانند Slack یا WhatsApp برای تبادل پیام و بازخورد و برنامه‌های مبتنی بر ابر مانند Google Docs یا Dropbox برای اشتراک‌گذاری اسناد و منابع استفاده کنید. همچنین می‌توانید از پلتفرم‌های یادگیری آنلاین مانند Coursera یا Udemy برای دسترسی به دوره‌ها و مطالبی که می‌توانند مهارت‌ها و دانش مراجع شما را افزایش دهند، استفاده کنید.
انعطاف پذیر و سازگار
کوچینگ و منتورینگ فرآیندهای سفت و سخت یا ثابتی نیستند. آنها نیاز به انعطاف و سازگاری دارند تا به نیازها و شرایط در حال تغییر مراجع شما پاسخ دهند. ممکن است لازم باشد برنامه، تعداد دفعات، مدت یا قالب جلسات خود را بسته به در دسترس بودن، اولویت ها و پیشرفت مراجع خود تنظیم کنید. همچنین ممکن است لازم باشد رویکرد، روش‌ها یا ابزارهای خود را بر اساس بازخورد، چالش‌ها یا فرصت‌های مراجع خود تغییر دهید. نکته کلیدی این است که نسبت به موقعیت و اهداف مراجع خود بهترین خدمت را ارائه کنید.
حمایت و تشویق
جلسات کوچینگ و منتورینگ فقط ارائه راهنمایی و بازخورد نیست. زمانی که مراجع شما زمان محدودی دارد، ممکن است احساس استرس، گم شدگی یا دلسردی کند که در این صورت شما به عنوان کوچ یا منتور می‌توانید با قدردانی از تلاش‌های او، جشن گرفتن دستاوردهایشان و ایجاد انگیزه برای ادامه راه به آنها کمک کنید تا بر این احساسات منفی غلبه کنند. همچنین می‌توانید منابع، مخاطبین یا ارجاعاتی را در اختیار آنها قرار دهید تا به آنها در این مسیر کمک کنند. با نشان دادن اینکه به آنها اهمیت می‌دهید و به آنها ایمان دارید، می‌توانید اعتماد به نفس و عملکرد آنها را افزایش دهید.
